Event organizer atau EO bukan sesuatu yang asing lagi di telinga. Jasa event organizer banyak dipercaya untuk menyelenggarakan acara, mulai dari acara formal hingga acara santai. Bisnis jasa event organizer menjadi bisnis yang bisa dibilang tidak ada matinya.
Akan selalu ada orang yang mengadakan acara pernikahan, ulang tahun, kelulusan, khitanan, hingga reuni. Nah, agar acara terwujud sesuai keinginan kamu, memilih bisnis jasa event organizer yang tepat sangatlah penting. Simak yuk tipsnya!
Tips Memilih Bisnis Jasa Event Organizer yang Tepat
1. Mengetahui Track Record Pengalaman EO
Sebaiknya cari EO yang profesional dan sudah berpengalaman. Berapa acara yang sudah pernah mereka tangani? Apakah acara yang diselenggarakan sukses? Bagaimana rekomendasi atau testimoni pelanggan mereka?
Periksa juga apakah ada pemberitaan negatif tentang mereka atau tidak. EO yang berpengalaman pastinya memiliki kemampuan dan relasi banyak untuk menjamin acara kamu terselenggara dengan lancar dan sukses.
2. Periksa Portfolio
Setelah memastikan EO yang kamu pilih berpengalaman, jangan ragu untuk meminta portfolio mereka. Portfolio umumnya berupa dokumentasi berbagai acara yang pernah mereka tangani.
Nah, dari portfolio tadi, kamu bisa memutuskan apakah mereka sesuai dengan selera atau konsep acara kamu. Kamu juga bisa tahu apakah mereka memiliki kualitas atau tidak.
3. Sesuai Dengan Budget
Hal yang tidak kalah penting lainnya saat memilih bisnis jasa event organizer adalah sesuai dengan bujet yang dianggarkan. Dalam hal ini, kamu bisa banget mengomunikasikan anggaran yang kamu siapkan dengan EO.
Biasanya, EO yang berpengalaman akan memberikan beberapa rekomendasi untuk konsep acara sesuai dengan yang kamu inginkan dan bujet yang kamu punya. Apabila mereka tidak bisa menurunkan harga, sebaiknya mulai cari alternatif EO lain.
4. Standar Kedisiplinan yang Tinggi
Kedisiplinan mencerminkan apakah mereka bekerja secara profesional atau tidak. Perhatikan apakah di awal kerja sama, mereka tepat waktu dan teratur. Misalnya saja, apabila mereka memberikan rekomendasi beberapa dekor yang bisa kamu pilih, mereka tidak akan mundur dari janji.
Dengan memilih event organizer yang memiliki tim dengan karakteristik disiplin, kamu pun akan lebih tenang memercayakan acaramu pada mereka. Kalau pun ada sesuatu yang harus mundur atau ditunda, mereka tidak akan memberitahukannya secara mendadak.
5. Memberikan Laporan Update
Ingat, kamu adalah customer mereka. Jadi, sudah sepantasnya mereka memberikan laporan update persiapan acara bahkan tanpa menunggu ditanya terlebih dahulu. Karena kamu adalah pemilik acara, kamu harus selalu terlibat pada setiap keputusan yang diambil.
Pilih EO yang juga enak diajak komunikasi. Jangan sampai memilih EO yang komunikasinya susah dan berujung ada miskom berkaitan dengan acara.
Tugas dan Tanggung Jawab Event Organizer
Setelah tahu tips untuk memilih EO yang tepat, kamu pun perlu tahu apa-apa saja yang menjadi porsi tugas dan tanggung jawab mereka. Berikut ini daftar tugas event organizer.
1. Mengakomodasi keinginan klien
Tugas pertama seorang EO adalah mampu membantu dan mendukung keinginan kamu dalam membuat acara.
2. Mempresentasikan Ide Kreatif
Selanjutnya adalah mereka akan memberikan ide sekreatif mungkin untuk acara kamu. Mereka akan memberikan beberapa ide menarik dan beda yang selanjutnya bisa kamu setujui atau tidak.
3. Menyusun konsep acara
Setelah memberikan ide-ide yang unik dan menarik, mereka harus menyusun konsep acara mulai dari tema, MC, dan lokasi.
4. Menyusun anggaran
Budgeting juga menjadi tugas dan tanggung jawab seorang EO. Mereka akan memberikan rincian secara detail anggaran apa saja yang dibutuhkan, mulai dari konsumsi, sewa lokasi, administrasi, hingga biaya tidak terduga lainnya.
5. Menyusun rundown acara
Setelah kamu setuju dengan konsep dan anggaran yang mereka ajukan, selanjutnya adalah membuat rundown acara. Rundown acara sangat penting untuk memastikan acara berjalan dengan lancar dan sukses.
6. Mengatur acara
Pada saat acara berlangsung, EO akan bertanggung jawab memastikan setiap detail acara, mulai dari persiapan hingga eksekusi berjalan dengan baik dan sesuai rencana. Mereka juga akan membagi tim mereka ke berbagai job desk berbeda.
Itu tadi tips agar tidak salah dalam memilih bisnis jasa event organizer. Dengan memilih EO yang tepat, acara kamu pun akan menjadi lebih berkesan.
